Marco Pilla iscritto all’albo dei periti con registrazione N 253 dell’11/01/2021 categoria XXII sub categoria 10: scritture antiche ed araldiche ( paleografia – diplomatica – sfragistica archivistica – bibliografia antica e moderna), oggi spiegherà cos’è l’apostille e a cosa serve apostillare un documento.
Premessa, l’apostille non certifica mai il contenuto del documento, la responsabilità del contenuto all’interno del documento è sempre di chi lo ha redatto.
L’Apostille è un timbro che viene apposto dal governo di un Paese firmatario della Convenzione dell’Aja del 1961, che riconosce la qualità con cui opera il funzionario pubblico che ha sottoscritto il documento, la veridicità della firma e l’identità del timbro o del sigillo del quale il documento è rivestito.
Quando un documento è stato munito del timbro apostille non è più necessaria la legalizzazione del documento da parte dell’autorità diplomatica del Paese di provenienza.
Cos’è l’Apostille quindi? È, in sostanza, una certificazione che semplifica la burocrazia quando un documento è utilizzato con valore giuridico in un Paese straniero.
Gli Stati che attuano la Convenzione dell’Aja hanno concordato che sui documenti risulti il termine in francese, ovvero Apostille, ed è così che lo troviamo sempre sui documenti pubblici.
Può trovarsi sui documenti in forma di timbro, etichetta adesiva o pagina aggiunta al documento mediante un timbro di congiunzione.
DOVE SI FA
Per apostillare un documento, è necessario che questo sia firmato da un pubblico ufficiale con firma depositata presso lo specifico ufficio del governo nel Paese che ha rilasciato il documento. Di conseguenza, non si può apporre su un documento privato o non firmato. Ora ti spieghiamo dove si fa l’Apostille: infatti, l’ente preposto può essere diverso a seconda della tipologia di documento.
IN ITALIA
In Italia sono sostanzialmente due gli enti preposti per apporre l’Apostilla dell’Aja su un documento pubblico rilasciato da un’autorità italiana:
- La Prefettura
- La Procura della Repubblica
APOSTILLE IN PREFETTURA
Si apostillano in Prefettura i documenti rilasciati dai Comuni italiani, dalle Camere di Commercio, dalle Università pubbliche, dalle Scuole, dai Ministeri. In generale, si può affermare che gli atti non emessi da autorità giudiziarie sono apostillati in Prefettura, mentre per gli atti giuridici è competente la Procura della Repubblica .
A titolo esemplificativo e non esaustivo, in Prefettura si appone la Apostille sui seguenti documenti:
- Certificati emessi dal Comune
- Visure Camerali munite di firma olografa, rilasciate dalla Camera di Commercio
- Certificati di Laurea emessi dalle Università con firma del responsabile
- Pagelle rilasciate da scuole pubbliche italiane (previa copia conforme all’originale).
- Certificati emessi da un Ministero italiano.
Affinché la Prefettura italiana possa procedere con l’apostillazione del documento è imprescindibile pertanto che sull’atto risulti la firma olografa (firma apposta su carta e non elettronica) e che a firmare l’atto sia stato un funzionario pubblico con firma depositata.
TERRITORIALITÀ
Inoltre, c’è un vincolo territoriale: è importante che ad apostillare un documento sia l’Ufficio Territoriale del Governo e cioè la Prefettura presente nello stesso territorio in cui è presente l’ente che ha rilasciato i documenti.
Ad esempio, su un certificato di nascita rilasciato dal Comune di Roma, la Prefettura di Milano non può apporre l’Apostilla; deve essere per forza la Prefettura di Roma ad applicarla perché è solo lì che la firma è riconosciuta.
Cosa si fa se il certificato è rilasciato in una città lontana da dove si vive e non è comoda la Prefettura di quella città?
In quel caso, si può procedere a fare una copia conforme all’originale nella città dove si vive (in Comune o da un Notaio) e poi portare la copia presso la Prefettura locale (Ufficio Territoriale del Governo) per la Apostilla.
APOSTILLE IN PROCURA DELLA REPUBBLICA PRESSO IL TRIBUNALE
Per alcune tipologie di atti non è competente il Prefetto o l’Ufficio Territoriale del Governo, ma la Procura della Repubblica presso il Tribunale della città o della provincia in cui il certificato è rilasciato.
La Procura della Repubblica è competente per apostillare i seguenti documenti:
- Certificato del casellario
- Certificato carichi pendenti
- Atti sottoscritti da un funzionario del Tribunale
- Atti notarili
- Traduzioni asseverate
TRADUZIONE E APOSTILLE
Molto spesso i nostri clienti ci domandano: l’apostilla si applica sul documento originale o sulla traduzione?
Precisiamo che per la maggior parte dei Paesi è richiesta una traduzione ufficiale del documento quando esso non è nella lingua ufficiale del Paese dove il documento stesso deve essere utilizzato.
Premesso ciò, la Apostille si appone sia sul documento originale (in Prefettura o in Procura, come abbiamo visto) sia sulla traduzione giurata.
Mentre il timbro sul documento serve ad autenticare la firma apposta su di esso, sulla traduzione va a riconoscere la firma e la qualità con cui ha operato il cancelliere del Tribunale o il Notaio italiano che ha presso atto del giuramento della traduzione da parte del traduttore.
Anche se il documento e la traduzione andranno a comporre un fascicolo unico pinzato insieme al verbale di asseverazione della traduzione, la doppia apostilla (originale e traduzione) è richiesta dall’autorità estera nella maggior parte dei casi.
Nella Apostilla deve risultare sempre:
- Paese dove è stata apposta
- Nome del funzionario che ha firmato il documento originale
- La qualità con cui agisce
- L’identità del timbro
- Luogo dove viene apposta
- Data
- Il nome dell’ente che rilascia l’apostille
- Il numero con il quale è registrata
- Timbro o Sigillo
- Firma
Marco Pilla
